Как провести инвентаризацию с ТСД: пошаговая инструкция для магазина

Инвентаризация — это пересчёт всего товара в магазине или на складе и сравнение с тем, что числится в учётной программе. Делать её нужно регулярно: без неё вы не знаете реальных остатков, не видите недостач и пересортицы, а заказы поставщикам делаете «на глаз». Проблема в том, что вручную инвентаризация занимает много времени и даёт ошибки. Терминал сбора данных (ТСД) решает обе проблемы: сотрудник ходит по залу со сканирующим устройством, а результат сразу попадает в программу. В этой статье простыми словами объясняем, как подготовиться, как провести пересчёт с ТСД шаг за шагом и каких ошибок избегать.

Что такое ТСД и чем он лучше

ТСД — это мобильный компьютер (обычно на Android) со встроенным сканером штрихкодов и экраном. В него загружают список товаров из учётной программы, сотрудник сканирует товар и вводит количество, а потом результаты передаются обратно в программу.

Способ	Скорость	Ошибки	Удобство	Кому подходит
Бумага и ручка	Низкая	Много: опечатки, ошибки при переносе в программу	Не нужно оборудование	Очень маленький ассортимент
Сканер + ноутбук	Средняя	Меньше, но нужно носить ноутбук	Привязка к проводу и столу	Небольшой склад, товар можно подносить
ТСД	Высокая	Минимум: нет ручного ввода кодов	Сотрудник свободно ходит по залу и складу	Магазины, супермаркеты, склады, аптеки

Какой ТСД выбрать

На что смотреть	Почему это важно
2D-сканер	Читает не только обычные штрихкоды, но и DataMatrix/QR — нужно для маркированного товара
Совместимость с вашей программой	ТСД должен обмениваться данными с Microinvest, Rosta, 1С или другой учётной системой — уточняйте до покупки
Батарея	На полную инвентаризацию нужна работа без подзарядки на всю смену
Wi-Fi / 4G	Позволяет передавать данные без провода
Прочность	ТСД роняют — корпус и экран должны это выдерживать
Подставка (Cradle)	Удобна для зарядки и обмена данными в одном месте

Модели, которые есть у нас: Microinvest PDA i1, Mertech MovFast S40, Mertech MovFast S55, SPACE ONE. Все модели — в каталоге ТСД.

Пошаговая инструкция

Названия пунктов меню в разных программах отличаются, поэтому ниже описываем шаги в общем виде. Как это выглядит именно в вашей программе — покажем при настройке.

Шаг 1. Подготовка (за 1–3 дня)

1. Назначьте дату и время. Лучше всего — в нерабочие часы или в день с минимальной нагрузкой.
2. Проведите все документы. Все приходы, возвраты, перемещения и продажи должны быть внесены в программу до начала. Иначе расхождения будут «ложными».
3. Проверьте штрихкоды. Товар без этикетки или с повреждённой этикеткой — главный источник проблем. Распечатайте недостающие этикетки заранее.
4. Разбейте магазин на зоны. Например: стеллаж 1, стеллаж 2, холодильник, склад. Закрепите зоны за сотрудниками.
5. Зарядите ТСД и проверьте, что они подключены к Wi-Fi.

Шаг 2. Загрузка справочника в ТСД

Выгрузите в терминал список товаров (номенклатуру со штрихкодами) из учётной программы. Тогда при сканировании ТСД сразу показывает название товара, и сотрудник видит, что отсканировал правильную позицию.

Шаг 3. Пересчёт товара

1. Начинайте с одного края зоны и идите последовательно — полка за полкой.
2. Сканируйте каждый товар или сканируйте один раз и вводите количество (для одинаковых товаров).
3. Весовой товар считайте по весу — взвешивайте на весах и вводите массу.
4. Отмечайте, какие зоны уже посчитаны, чтобы не пропустить и не пересчитать дважды.
5. Неизвестные штрихкоды (товар, которого нет в справочнике) откладывайте отдельно и разбирайте после.

Шаг 4. Выгрузка результатов

Передайте результаты подсчёта со всех ТСД в программу — по Wi-Fi, через подставку или кабель (зависит от модели и программы). Если считали несколько сотрудников, результаты объединяются в один документ.

Шаг 5. Сверка

Программа сравнивает фактические остатки с учётными и показывает расхождения. Не проводите итог сразу: перепроверьте позиции с крупными расхождениями — часто это пересортица (похожие товары перепутали) или товар, который лежит в другой зоне.

Шаг 6. Проведение итогов

После проверки утвердите результат: недостача списывается, излишки приходуются. Сохраните результаты — они понадобятся, чтобы понять причины потерь.

Сколько времени это занимает

Размер магазина	Вручную	С ТСД
Небольшой магазин у дома	Обычно целый день и больше	Заметно быстрее — часто укладываются в несколько часов
Минимаркет / супермаркет	Несколько дней, нередко с закрытием	Зависит от числа ТСД и сотрудников — несколько ТСД параллельно сильно сокращают срок

Точное время зависит от ассортимента, количества сотрудников и порядка в зале. Главный выигрыш — не только в скорости, но и в том, что не нужно переносить цифры с бумаги в программу.

Частые ошибки

• Не провели документы до начала. Приход «завис» в черновике — и в итогах появляется ложная недостача.
• Товар без штрихкода. Сотрудник тратит время на поиск, а позиция может попасть не туда. Наклейте этикетки заранее.
• Пересчитали зону дважды или пропустили. Используйте карту зон и отмечайте посчитанное.
• Проводят итоги без проверки расхождений. Сначала перепроверьте крупные расхождения.
• Разряжается ТСД посреди работы. Заряжайте накануне, для больших объёмов держите запасной терминал или подставку.
• Продажи во время пересчёта. Если магазин работает, договоритесь, как учитывать продажи по зонам, которые уже посчитаны.

Чек-лист перед инвентаризацией

• Все приходы, возвраты и перемещения проведены
• У всех товаров есть читаемый штрихкод
• Магазин разделён на зоны, сотрудники назначены
• Справочник товаров загружен в ТСД
• ТСД заряжены, Wi-Fi работает
• Весы для весового товара под рукой
• Понятно, кто проверяет расхождения и утверждает итог

Как часто проводить инвентаризацию

Полную инвентаризацию многие магазины проводят раз в квартал или раз в полгода, а выборочную (по отдельной группе или стеллажу) — чаще, например раз в неделю по «проблемным» товарам. С ТСД выборочная проверка занимает немного времени, поэтому её проще делать регулярно.

FAQ

Можно ли провести инвентаризацию со смартфона? Некоторые программы это позволяют, но камера телефона сканирует медленнее и хуже читает повреждённые коды. Для регулярной работы удобнее ТСД.

Подойдёт ли ТСД для маркированного товара? Да, если у него 2D-сканер — он читает коды DataMatrix. Например, Microinvest PDA i1, SPACE ONE и Mertech MovFast S55 — с 2D-сканером; по остальным моделям смотрите характеристики или спросите нас.

Работает ли ТСД с Microinvest и Rosta? Совместимость зависит от модели и программы. Перед покупкой скажите нам, какой учётной системой вы пользуетесь, — подберём подходящий вариант и настроим обмен.

Нужно ли закрывать магазин? Не обязательно. Но при работающем магазине нужно продумать, как учитывать продажи в уже посчитанных зонах.

Чем поможет Romservis

• Подберём ТСД под ваш магазин и учётную программу: Microinvest PDA i1, Mertech MovFast S40 с подставкой Cradle, Mertech MovFast S55.
• Поставим и настроим учёт: Microinvest Склад Pro, настройка и обучение Microinvest, настройка и обучение Rosta.
• Поможем с этикетками для товара без штрихкода — принтеры этикеток и расходные материалы.
• Автоматизируем магазин под ключ — автоматизация продуктового магазина.

Также полезно: Как выбрать сканер для маркировки, Rosta или Microinvest: что выбрать.

Напишите нам в WhatsApp или позвоните — подберём ТСД и поможем провести первую инвентаризацию.